Asslamu’alaikum wr.wb
Segala puji bagi Allah yang telah menciptakan langit dan bumi serta isinya, pengatur seluruh jagad raya, yang telah mengutus para Nabi dan Rasul beserta Mukalaf-Nya guna menyempurnakan akhlah manusia menuju aklaqul karimah.
Sebagai satu-satunya organisasi yang berbasic islami di SMk N 2 Kalianda yang tersruktur, rohis mempunyai visi dan misi mulia yaitu dakwah di jalan Allah tanpa terkecuali, baik itu dakwah secara langsung, tidak langsung, melalui akal, tenaga, ataupun materi.
ROHIS SMk N2 Kalianda berusaha untuk mewujudkan nuansa keislaman khususnya di SMk n2 kalianda. Untuk melaksanakan tugas mulia tersebut, diperlukan sebuah langkah-langkah yang diwujudkan dalam suatu progja-progja.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin membuat bagaimana cara main (prosedur) mengenai kegiatan-kegiatan ROHIS yang dibuat berdasarkan kinerja lapangan ala SMkn2 kalianda .
Demikian uraian singkat tentang SOP ini dibuat, semoga dengan adanya buku ROHIS ALA SMk n2 kalianda ini, kinerja ROHIS menjadi lebih bagus serta memiliki progress yang dapat dibanggakan, sehingga muncullah sebuah revolusioner baru, dimana ROHIS sebagai organisasi terbaik dengan inovasi-inovasinya guna menggapai visi-misi besar yang paling mulia bagi ummat islam
Wassalamu’alaikum.wr.wb
c. Mempresentasikan diwaktu rapat (jangan lupa menawarkan kepada seksi-seksi lain yang masih memerlukan peralatan dan tidak menutup kemungkinan untuk usulan mengenai penambahan atau pengurangan peralatan dari daftar yang sebelumnya telah dibuat oleh seksi perkapdok)
d. Menyiapkan perlengkapan kegiatan
Peralatan dari pihak sekolah ( laptop & lcd, karpet, kain dekor, sound system, ruangan, kunci gerbang,dsb), langkahnya ;
Meminta blangko peminjaman ke ruang TU / BP
( 5 hari sebelum kegiatan)
Mengisi blangko tersebut dengan peralatan-peralatan yang akan dipinjam sesuai dengan rencana (rangkap 5)
Menandatangani blangko tersebut atas nama Anda sebagai peminjam dan memintakan tanda tangan kepada Wakasek SARPRAS.
Memberikan blangko tersebut untuk, staf TU, 2 tukang kebun, pemberi blangko, seksi perkapdok itu sendiri.( minimal 4 hari sebelum kegiatan)
Mengambil peralatan satu hari sebelum kegiatan atau sebelum kegiatan langsung
Seteah selesai, mengembalikan peralatan tersebut dengan tertib dan rapi.
1. Pendahuluan
Dalam sebuah kepengurusan yang dikategorikan bagus, setidaknya harus memiliki seorang pemimpin serta pengurus lain yang berada di bawahnya dimana memiliki kemampuan yang selaras dan yang lebih penting ialah jiwa istiqomah di dalamnya. Sebaik apapun kemampuan seseorang dalam berorganisasi, tidaklah berguna dikala istiqomah tidak menyertainya. Dengan terpenuhinya persyaratan tersebut di atas, Insyaallah, organisasi macam apapun akan menjadi organisasi yang eksis di lingkungannya dengan penuh warna-warna serta inovasi baru guna menggapai visi dan misi besar mereka.
Untuk melaksanakan progja-progjanya, diperlukan adanya kepanitiaan yang bertanggungjawab terhadap kegiatan tersebut. Pada umumnya, seseorang takut untuk dijadikan panitia apalagi sebagai ketua panitia, karena dalam pandangan mereka itu merupakan suatu beban yang teramat berat. Kecenderungan ini disebabkan karena ketidaktahuan terhadap tugas-tugas masing-masing, bagaimana saya harus melakukan ? seta bagaimana alur(langkah-langkah) untuk melaksanakan kegiatan tersebut..
Buku ini memberikan sebuah solusi dimana bagi pengurus ROHIS baru ataupun pengurus ROHIS yang belum begitu mengetahui betul kinerja lapangan, agar dapat ikut serta berperan secara optimal. Hilangkan rasa minder itu, perasaan yang membayangi kita untuk berpikir yang tidak-tidak bahwa kita adalah orang-orang tidak yang mampu. Bagaimanapun juga, apabila kita ditunjuk sebagai panitia bahkan jadi ketuanya, ini merupakan kesempatan yang jarang-jarang. Mereka memilih Anda karena mereka percaya terhadap Anda bahwa Anda dapat melaksanakannya dengan baik. Untuk itu, pegang, jaga,
Peralatan bukan dari sekolah ( tikar, timbangan, pisau, gunting, selotif, huruf dekor, kamera, plastik, dsb)
Jangan lupa sebelumnya, tanyakan kepada seksi-seksi lain apakah peralatan yang kurang.
Membagi tugas bagi anggota seksi perkapdok itu sendiri mengenai peralatan yang dibutuhkan.
Kalau tidak memungkinkan, meminta bantuan kepada panitia lain meskipun itu bukan seksi perkapdok dengan segala pertimbangan yang ada.
Mengembalikan peralatan dengan tertib dan rapi.
e. Mengkontrol peralatan selama kegiatan berlangsung.
f. Seusai kegiatan, semua peralatan harus kembali dengan tertib dan rapi.
g. Membuat evaluasi kinerja seksi perkapdok dan kegiatan tersebut (termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya), mempresentasikan diwaktu rapat, dan menawarkan kepada forum tentang usulan.
e. Seksi Operasional
a. Membuat jadwal kegiatan (termasuk mengkonsep isinya – bagaimana acara nanti dikemas)
b. Membuat tafsiran beserta rinciannya menenai biaya yang dibutuhan dan segera memberikan kepada bendahara 1-2 hari sebelum rapat kepanitiaan yang pertama kalinya.
c. Mempresentasikan tentang jadwal tersebut pada rapat.
buktikan bahwa Anda memang seorang yang dapat dipercayai serta diandalkan meskipun sebelumnya Anda termasuk orang yang mulai dari nol dari organisasi itu. Semua tidak memandang apakah kamu itu pandai ataupun kaya. Dikala Anda sudah dapat mengatur dan kegiatan itu berjalan dengan baik, seterusnya Anda akan dibutuhkan dan dicari banyak orang.
Pada dasarnya, tidak ada orang yang tidak berkompeten. Akan tetapi mungkin itu cuma perasaanya dan dengan perasaan tersebut yang akan mendorong keterpurukan baginya yang mana membuat seseorang tidak akan maju atau mungkin kemampuan itu belum didapatkannya. Meskipun Anda orang yang tidak tahu apa-apa sebelumnya, akan tetapi dikala Anda terus mencari tahu, berusaha, dan paham akan lingkungan (tanpa disuruh dan diberitahu pun sudah kelaksanakannya), bisa jadi Anda dapat berkemampuan lebih dibanding orang-orang yang sebelumnya sudah tahu.
Tidak ada alasan lagi bahwa kita adalah orang yang baru, orang yang tidak tahu, orang yang tidak memiliki kemampuan. Semua sudah terjawab. Tinggal kita mantapkan niat kita. Selalu berpikirlah bahwa Anda bisa. Bayangkan bahwa Anda akan dapat membuat suatu hal, melaksanakan suatu kegiatan, mengkonsep sebuah ide yang dapat termemori atau tersistem di ROHIS dan digunakan di angkatan-angkatan berikutnya yang mana itu merupakan suatu amalan jariyah bagi Anda yang akan senantiasa terus mengalir, disisi lain akan membuktikan bahwa Anda ialah orang yang berkompeten. Bagus kan ???
Dan yang terakhir, semoga buku ini bermanfaat dengan baik.
d. Memilih petugas-petugas yang dibutuhkan dalam kegiatan, contohnya, siapa mubalighnya, pematerinya, MCnya, yang tilawah.
e. Selalu berpikir, apa inovasi-inovasi yang baru yang dapat diterapkan dalam kegiatan tersebut, karena kinerja seksi operasional sangat mempengaruhi baik tidaknya kegiatan meskipun tidak semuanya(tidak mutlak).
f. Mengatur jalanya kegiatan ( termasuk kapan keluarnya konsumsi) dan jangan sampai ada panitia yang tidak dapat kerjaan dan tidak mau mencari pekerjaan tersebut. di sisi lain, orang – orang pada bekerja dan membantu-bantu. ( seksi operasional harus bekerja cekatan & tanggap akan lingkunagn)
g. Setelah acara usai, membuat evaluasi kinerjanya dan mengevaluasi tentang jalanya kegiatan(termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya).
h. Mempresentasikannya pada rapat evaluasi.
f. Seksi Humas
a. Membuat rencana kerja, siapa yang akan diundang, bagaimana pamfletnya, dsb.
b. Membuat tafsiran beserta rinciannya menenai biaya yang dibutuhan dan segera memberikan kepada bendahara 1-2 hari sebelum rapat kepanitiaan yang pertama kalinya.
c. Mempresentasikan pada waktu rapat dan jangan lupa untuk menanyakan kepada forum, kira-kira siapa lagi yang perlu diundang, dsb.
2. langkah-langkah untuk melaksanakan sebuah kegiatan.
Dalam beberapa progja ROHIS seperti misalnya event-event islam seperti pengajian Maulid Nabi, Isra’ Mi’raj, dan yang sebanding dengannya. Guna melaksanakannya diperlukan langkah-langkah sebagai berikut.
a. Departemen yang membidangi(Dept. Dakwah atau yang lainya) membuat sebuah rencana mengenai susunan panitia. ( susunan panitia sesuai dengan kebutuhan).
b. Mengundang seluruh pengurus ROHIS guna mengambil keputusan secara musyawarah mengenai rencana susunan panitia tersebut termasuk itu (ketua, sekretaris, bendahara), lalu menetapkannya (sekitar 1 bulan sebelum kegiatan).
c. Untuk proses selanjutnya, diserahkan kepada kepanitiaan yang telah terbentuk.
d. Panitia yang bersamaan dengan ketuanya menetapkan rapat pertama dan meminta kepada sekretaris untuk membuatkan undangannya( rapat + sampai 3-4 kali).
Nb : Sebelumnya setiap seksi harus membuat rencana kerjanya.
e. Untuk rapat yang pertama kalinya, mengenai agenda relative, sebagai alternative saja. Hal yang perlu di agendakan dalam rapat pertama ialah mengenai tujuan, tempat, waktu pelaksanaan, sasaran(peserta), dan rencana anggaran.
f. Mengadakan rapat lanjutan guna membahas rencana per-seksi (perlengkapan dan dokumentasi, konsumsi, humas,
d. Membuat pamflet semenarik mungkin.
e. Menyebarkan pamflet secepanya, langsung sesudah proposal selesai.( 5 hari sebelum kegiatan)
f. Setelah proposal sudah jadi, meminta undangan kepada sekretaris, dicopy sesuai kebutuhan, distempel ROHIS dan stempel sekolah di ruang TU.
g. Menyebarkan undangan ( misalnya ; kepada guru dan karyawan SMK N2 KALIANDA
, warga-warga sekitar, surat izin panitia kepada orang tuanya, mubaligh, dsb) – ( 5 hari sebelum kegitan)
h. Membuat evaluasi mengenai kinerja dan kegiatan(termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya).
i. Mempresentasikannya pada rapat evaluasi.
g. Seksi Konsumsi
a. Membuat rencana kerja, mengenai apa yang dikonsumsikan, jumlahnya berapa, ditujukan kepada siapa, apakah minumannya memakai aqua gelasan / galon, apakah makan besar atau hanya sekedar snack, dsb, beserta dengan rincian biaya yang dibutuhkan.
b. Untuk rencana mengenai anggaran konsumsi, secara terperinci diserahkan kepada bendahara kegiatan minimal 1-2 hari sebelum kegiatan.
c. Mempresentasikan rencana kerja diwaktu rapat.
d. Membagi tugas mengenai rencana kerja pada anggota seksi konsumsi.
operasional,dsb). Dari awal, masing-masing seksi sudah membuat rencana kerja, jadi tinggal mempresentasikan dan menawarkan ke forum.
g. Sekretaris membuat proposal sesuai dengan keputusan rapat.
h. Ketua didampingi dengan wakil/sekretaris/yang lainya mengajukan proposal ke pihak sekolah dan proposal tersebut harus sudah selesai minimal 1 minggu sebelumnya.
i. Setelah proposal usai, copy sebanyak 3 buah ( untuk wakasek kesiswaan, pembina ROHIS dan TU, yang asli buat dokumen).
j. Setelah rencana terbentuk, mengundang untuk rapat lanjutan guna membahas laporan rencana kerja, sudah sampai manakah rencana itu berjalan.(missal, huruf dekornya sudah jadi belum ?, undanganya sudah nyebar ? apa lagi yang kurang ? dsb ).
k. Mengadakan rapat yang terakhir kali yang dinamakan dengan “tehnical meeting” guna mengecek ulang tentang persiapan (apa aja yang kurang / belum) dan memastikan apakah sudah clear semuanya. ( dilaksanakan mendekati kegiatan, H-1 atau sebelum kegiatan langsung)
l. Melaksanakan kegiatan dengan seksama, laksanakan tugas masing-masing sesui rencana. Jangan sampai orang lain menyuruh Anda untuk melaksanakan tugas Anda sendiri dikala kegiatan berlangsung.
e. Kalau melibatkan pihak sekolah, sebelumnya harus bicara terlebih dahulu kepada kepala TU tantang bagaimana mengenai rencananya (anggaran, macam-macam konsumsinya, teknisnya) dengan memberikan copian proposal kegiatan, apakah perlu tenaga dari sekolah mengenai konsumsi, apakah yang memasak dari pihak sekolah, dsb.
f. Pastikan bahwa konsumsi betul-betul siap segala sesuatunya dikala kegiatan berlangsung maupun konsumsi saat persiapan (malam tarub)
g. Mengkontrol tentang konsumsi diwaktu kegiatan berlangsung.
h. Beres-beres bersama-sama dengan panitia lainnya seusai kegiatan.
i. Setelah kegiatan terlalui, membuat laporan evaluasi kinerja dan kegiatan (termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya).
h. Tugas-tugas tambahan
Dalam sebuah kegiatan, pasti mempunyai beberapa hal yang membedakan antara satu dengan lainya, dimana disitu ada tugas-tugas (kerjaan) khusus yang perlu diberi penanggung jawab. Misalnya ;
a. Among tamu : Ketua Panitia, PH, Pembina / guru, warga-warga sekitar yang bersangkutan, dsb.
b. Pembagian infaq kegiatan : Seksi operasional, dsb.
c. Pemberian upah mubaligh : Ketua panitia.
m. Setelah kegiatan terlalui, adakan rapat untuk mengevaluasi tentang kinerja kepanitiaan dan kegiatan tersebut.( per seksi, dsb)
n. Sekretaris membuat LPJ kegiatan berdasarkan rapat evaluasi terhadap kinerja kepanitiaan dan kegitan yang telah dilaksanakan.
o. Ketua mengajukan LPJ ke pihak sekolah (maksimal 2 minggu setelah kegiatan). Kalau sudah selesai LPJ nya, LPJ di copy dan diserahkan ke ROHIS, OSIS, pembina dan sekolah (melalui wakasek kesiswaan).
p. Setelah semua hal yang berhubungan dengan kepanitiaan tersebut sudah clear, untuk pertemuan ROHIS berikutnya, Pengurus Harian membubarkan tentang kepanitiaan.
3. Tugas masing-masing staff / seksi.
a. Ketua :
a. Bertanggung jawab atas segala sesuatu.
b. Merencanakan rapat dan meminta kepada sekretaris untuk membuatkan undangannya.
c. Memimpin rapat dan mengagendakan apa yang perlu di bahas. ( sebelumnya, seorang ketua harus mempunyai agenda yang akan di bahas serta bayangan tentang bagaimana seluruh rencana kegiatan meskipun sampai ke tugas masing-masing seksi sekalipun).
d. Jika diwaktu rapat ada perselisihan, ketua harus berperan sebagai penengahnya, jika tidak ada keputusan, seorang
d. Pada event perlombaan yang mengkoordinir Sie. Operasional atau ada Sie. Khusus yang dibentuk tersendiri.
e. Bagi penanggungjawab mengenai hal-hal lain, tergantung pada yang membidanginya. Contohnya ; upah bagi orang yang telah membantu memasak, berarti yang bertanggung jawab dari seksi konsumsi, dsb.
f. Setelah acara selesai, seluruh panitia melaksanakan beres-beres berasama-sama tanpa terkecuali.
g. Bagi panitia yang tidak mendapatkan kerjaan, berusaha untuk membantu yang lainnya. Pastikan bahwa kalaupun itu bekerja bersama-sama, susah, susah bersama dan senang, senang bersama.
4. Tingkatan orang berorganisasi
a) Tahu dan mau
b) Tidak tahu tapi mau
c) Tahu tapi tidak mau
d) Tidak tahu dan tidak mau
Dalam sebuah organisasi apapun Anda berada, gapailah diri Anda untuk nomer satu meskipun awalnya Anda termasuk orang yang nomer empat. Semua orang pasti pernah mengalami posisi 1-4, yang membedakan hanya mengenai waktu yang tidak bersamaan dan tenggang waktu yang diperlukan seseorang untuk berubah. Berkacalah diri Anda sekarang juga, kalau memang Anda belum menempati posisi nomer satu, kejar terus !!!!
ketua harus dapat mengambil keputusannya sendiri dengan segala pertimbangan yang ada.
e. Mengkoordinir bawahannya.( jangan sapai menjadi pemimpin, pengkoordinir sebatas di rapat dan kegiatan, meskipun itu hari-hari biasa, selalu koordinirlah staf-staf Anda).( kesalahan yang paling fatal dikala kepanitiaan membuat, memikirkan, dan membahas rencana kegiatan hanya sebatas dikala rapat, dilain waktu nothing)
f. Selalu mengingatkan dan mengecek sekretaris tentang pembuatan proposal.
g. Mengajukan proposal ketika proposal itu sudah jadi.
( mengajak rekan yang sudah tahu dan rekan yang belum tahu dengan tujuan untuk melatih dan mengenalkan bagaimana cara-caranya)
h. Mencairkan dana di TU bersama dengan bendahara panitia serta bendahara OSIS.
i. Mengkoordinir dan mengatur keseluruhan saat pelaksanaan kegiaatan.
j. Mengajukan LPJ.
k. Pada intinya, kalau kegiatan ingin berjalan baik. Seorang ketua haruslah berpikir dan berjalan cepat. Mampu mengkoordinir bawahannya. Jangan sampai ketua itu malahan di oyak-oyak sama bawahannya.
b. Sekretaris
a. Mencatat hasi-hasil rapat guna sebagai bahan pembuatan proposal kegiatan.
5. Tips-tips berorganisasi
a) Jangan sampai Anda disesuaikan oleh orang lain, so Anda yang harus menyesuaikannya. Ingat !!!
b) Jaga komunikasi antar pengurus lain.
c) Sempatkan waktu untuk kumpul sama teman-teman meskipun itu hanya 5 menit setelah pulang sekolah / jam-jam istirahat karena bagaimanapun juga, sadar gak sadar itu sangat menambah kedekatan antara yang lain, dan memudahkan dalam segala hal.
d) Jika suatu ketika Andai mencapai posisi yang kurang semangat, ingat kembali tujuan Anda ikut oraganisasi itu, jangan hanya gara-gara hal yang sepele, hal-hal yang penting dan yang besar akan hilang. Langkah yang ke dua, yaitu bayangkan suatu kebanggaan yang akan saya peroleh ketika saya melakukan suatu hal. ( misalnya, materi yang saya tulis di mading, handbook/bulletin nantinya akan dibaca banyak orang, tanpa disuruh pun Anda menyapu lantai guna kegiatan nanti, itu suatu kebanggaan tersendiri yang kita punya yang tidak sembarang orang bisa memilikinya. Sifat kita sudah mulai dewasa, rela berkorban untuk orang lain. Kalau kita bisa seperti itu, rasanya seneeeeng banget.
e) Kalupun Anda ingin diperhatikan oleh orang lain, setidaknya Anda harus memulai terlebih dulu untuk memperhatikannya.
f) Sesungguhnya tidak ada orang yang tidak berkompeten dan tidak dibutuhkan oleh orang lain. Itu hanya perasaan
b. Membuat undangan dengan sepengetahuan ketua pantia.
c. Membuat proposal termasuk didalamnya undangan, dsb.
( mengenai format dapat mengacu kepada proposal sebelumnya)
d. Kalau proposal sudah tertanda tangani semuanya, proposal dicopy 3 (untuk pembina ROHIS, wakasek kesiswaan dan TU ), yang asli jangan distempel.
e. Menerima surat masuk / surat permohonan, misalnya diwaktu kegiatan zakat ada surat permohonan dari luar lalu memberitahukannya kepada ketua panitia setelah itu kepada forum diwaktu rapat.
f. Membuat daftar absensi / daftar hadir diwaktu kegiatan. Mengenai absensi rapat, sudah diabsen dari pengurus harian ( P H ).
g. Saat kegiatan berlangsung, bersama dengan bendahara, bertugas di bagian pendaftaran (daftar ulang), kalau untuk kegiatan-kegiatan yang tidak memerlukan daftar ulang seperti pengajian-pengajian biasa,sebatas mengurusi absensi kehadiran.
h. Mencatat hasil rapat evaluasi guna pembuatab LPJ.
i. Membuat LPJ sesuai dengan hasil rapat evaluasi.
c. Bendahara
a. Membuat rencana anggaran yang nantinya akan di presentasikan di waktu rapat.
b. Membawa, menampung, menyimpan dan mengatur keuangan.
kita saja yang mana dengan perasaan itu akan selalu membuat kita takut untuk melangkah ke depan atau mungkin Anda belum mendapatkan kemampuan itu saat ini juga. Maka dari itu mulailah berpikir positif dan gali potensi Anda terus !!!
g) Orang yang baik dan jarang ditemui ialah orang yang bukan hanya masuk organisasi untuk mengembangkan potensi diri tetapi dia mempunya visi untuk mengembangkan potensi orang lain. ( pada dasarnya semua orang berkesempatan yang sama untuk menjadi orang tersebut, kalau Anda sudah mencapai possisi itu, Anda akan mendapat suatu kesenangan tersendiri, kebanggaan tersendiri, sifat yang lebih dewasa, dan pokonya ini masalah perasaan, penulis pun tidak dapat menyebutkannya karena mungkin saat ini ada yang belum mendapatkannya.
Penulis tidak akan menyebutkan banyak-banyak, kalau itu saja sudah dilakukan, Insyaallah ROHIS akan menjadi organisasi terbaik dengan sistemnya yang rapi dalam segala hal serta dengan inovasi-inovasinya yang selalu berkembang. Mohon untuk selalu dijadikan periksa poin-poin di atas, apa sajakah yang sudah Anda bisa dan lakukan sampai saat sekarang ini ?
PENUTUP
Semoga, dengan buku panduan ROHIS ini, dapat menjadi wawasan dan acuan guna melakukan hal-hal terbaik yang musti dilakukan oleh diri Anda sebagai (...........). Semua orang selalu mengharapkan bahwa diri Anda dapat berubah menjadi orang yang lebih baik walau 1 % dalam setiap harinya.
Segala puji bagi Allah yang telah menciptakan langit dan bumi serta isinya, pengatur seluruh jagad raya, yang telah mengutus para Nabi dan Rasul beserta Mukalaf-Nya guna menyempurnakan akhlah manusia menuju aklaqul karimah.
Sebagai satu-satunya organisasi yang berbasic islami di SMk N 2 Kalianda yang tersruktur, rohis mempunyai visi dan misi mulia yaitu dakwah di jalan Allah tanpa terkecuali, baik itu dakwah secara langsung, tidak langsung, melalui akal, tenaga, ataupun materi.
ROHIS SMk N2 Kalianda berusaha untuk mewujudkan nuansa keislaman khususnya di SMk n2 kalianda. Untuk melaksanakan tugas mulia tersebut, diperlukan sebuah langkah-langkah yang diwujudkan dalam suatu progja-progja.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin membuat bagaimana cara main (prosedur) mengenai kegiatan-kegiatan ROHIS yang dibuat berdasarkan kinerja lapangan ala SMkn2 kalianda .
Demikian uraian singkat tentang SOP ini dibuat, semoga dengan adanya buku ROHIS ALA SMk n2 kalianda ini, kinerja ROHIS menjadi lebih bagus serta memiliki progress yang dapat dibanggakan, sehingga muncullah sebuah revolusioner baru, dimana ROHIS sebagai organisasi terbaik dengan inovasi-inovasinya guna menggapai visi-misi besar yang paling mulia bagi ummat islam
Wassalamu’alaikum.wr.wb
c. Mempresentasikan diwaktu rapat (jangan lupa menawarkan kepada seksi-seksi lain yang masih memerlukan peralatan dan tidak menutup kemungkinan untuk usulan mengenai penambahan atau pengurangan peralatan dari daftar yang sebelumnya telah dibuat oleh seksi perkapdok)
d. Menyiapkan perlengkapan kegiatan
Peralatan dari pihak sekolah ( laptop & lcd, karpet, kain dekor, sound system, ruangan, kunci gerbang,dsb), langkahnya ;
Meminta blangko peminjaman ke ruang TU / BP
( 5 hari sebelum kegiatan)
Mengisi blangko tersebut dengan peralatan-peralatan yang akan dipinjam sesuai dengan rencana (rangkap 5)
Menandatangani blangko tersebut atas nama Anda sebagai peminjam dan memintakan tanda tangan kepada Wakasek SARPRAS.
Memberikan blangko tersebut untuk, staf TU, 2 tukang kebun, pemberi blangko, seksi perkapdok itu sendiri.( minimal 4 hari sebelum kegiatan)
Mengambil peralatan satu hari sebelum kegiatan atau sebelum kegiatan langsung
Seteah selesai, mengembalikan peralatan tersebut dengan tertib dan rapi.
1. Pendahuluan
Dalam sebuah kepengurusan yang dikategorikan bagus, setidaknya harus memiliki seorang pemimpin serta pengurus lain yang berada di bawahnya dimana memiliki kemampuan yang selaras dan yang lebih penting ialah jiwa istiqomah di dalamnya. Sebaik apapun kemampuan seseorang dalam berorganisasi, tidaklah berguna dikala istiqomah tidak menyertainya. Dengan terpenuhinya persyaratan tersebut di atas, Insyaallah, organisasi macam apapun akan menjadi organisasi yang eksis di lingkungannya dengan penuh warna-warna serta inovasi baru guna menggapai visi dan misi besar mereka.
Untuk melaksanakan progja-progjanya, diperlukan adanya kepanitiaan yang bertanggungjawab terhadap kegiatan tersebut. Pada umumnya, seseorang takut untuk dijadikan panitia apalagi sebagai ketua panitia, karena dalam pandangan mereka itu merupakan suatu beban yang teramat berat. Kecenderungan ini disebabkan karena ketidaktahuan terhadap tugas-tugas masing-masing, bagaimana saya harus melakukan ? seta bagaimana alur(langkah-langkah) untuk melaksanakan kegiatan tersebut..
Buku ini memberikan sebuah solusi dimana bagi pengurus ROHIS baru ataupun pengurus ROHIS yang belum begitu mengetahui betul kinerja lapangan, agar dapat ikut serta berperan secara optimal. Hilangkan rasa minder itu, perasaan yang membayangi kita untuk berpikir yang tidak-tidak bahwa kita adalah orang-orang tidak yang mampu. Bagaimanapun juga, apabila kita ditunjuk sebagai panitia bahkan jadi ketuanya, ini merupakan kesempatan yang jarang-jarang. Mereka memilih Anda karena mereka percaya terhadap Anda bahwa Anda dapat melaksanakannya dengan baik. Untuk itu, pegang, jaga,
Peralatan bukan dari sekolah ( tikar, timbangan, pisau, gunting, selotif, huruf dekor, kamera, plastik, dsb)
Jangan lupa sebelumnya, tanyakan kepada seksi-seksi lain apakah peralatan yang kurang.
Membagi tugas bagi anggota seksi perkapdok itu sendiri mengenai peralatan yang dibutuhkan.
Kalau tidak memungkinkan, meminta bantuan kepada panitia lain meskipun itu bukan seksi perkapdok dengan segala pertimbangan yang ada.
Mengembalikan peralatan dengan tertib dan rapi.
e. Mengkontrol peralatan selama kegiatan berlangsung.
f. Seusai kegiatan, semua peralatan harus kembali dengan tertib dan rapi.
g. Membuat evaluasi kinerja seksi perkapdok dan kegiatan tersebut (termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya), mempresentasikan diwaktu rapat, dan menawarkan kepada forum tentang usulan.
e. Seksi Operasional
a. Membuat jadwal kegiatan (termasuk mengkonsep isinya – bagaimana acara nanti dikemas)
b. Membuat tafsiran beserta rinciannya menenai biaya yang dibutuhan dan segera memberikan kepada bendahara 1-2 hari sebelum rapat kepanitiaan yang pertama kalinya.
c. Mempresentasikan tentang jadwal tersebut pada rapat.
buktikan bahwa Anda memang seorang yang dapat dipercayai serta diandalkan meskipun sebelumnya Anda termasuk orang yang mulai dari nol dari organisasi itu. Semua tidak memandang apakah kamu itu pandai ataupun kaya. Dikala Anda sudah dapat mengatur dan kegiatan itu berjalan dengan baik, seterusnya Anda akan dibutuhkan dan dicari banyak orang.
Pada dasarnya, tidak ada orang yang tidak berkompeten. Akan tetapi mungkin itu cuma perasaanya dan dengan perasaan tersebut yang akan mendorong keterpurukan baginya yang mana membuat seseorang tidak akan maju atau mungkin kemampuan itu belum didapatkannya. Meskipun Anda orang yang tidak tahu apa-apa sebelumnya, akan tetapi dikala Anda terus mencari tahu, berusaha, dan paham akan lingkungan (tanpa disuruh dan diberitahu pun sudah kelaksanakannya), bisa jadi Anda dapat berkemampuan lebih dibanding orang-orang yang sebelumnya sudah tahu.
Tidak ada alasan lagi bahwa kita adalah orang yang baru, orang yang tidak tahu, orang yang tidak memiliki kemampuan. Semua sudah terjawab. Tinggal kita mantapkan niat kita. Selalu berpikirlah bahwa Anda bisa. Bayangkan bahwa Anda akan dapat membuat suatu hal, melaksanakan suatu kegiatan, mengkonsep sebuah ide yang dapat termemori atau tersistem di ROHIS dan digunakan di angkatan-angkatan berikutnya yang mana itu merupakan suatu amalan jariyah bagi Anda yang akan senantiasa terus mengalir, disisi lain akan membuktikan bahwa Anda ialah orang yang berkompeten. Bagus kan ???
Dan yang terakhir, semoga buku ini bermanfaat dengan baik.
d. Memilih petugas-petugas yang dibutuhkan dalam kegiatan, contohnya, siapa mubalighnya, pematerinya, MCnya, yang tilawah.
e. Selalu berpikir, apa inovasi-inovasi yang baru yang dapat diterapkan dalam kegiatan tersebut, karena kinerja seksi operasional sangat mempengaruhi baik tidaknya kegiatan meskipun tidak semuanya(tidak mutlak).
f. Mengatur jalanya kegiatan ( termasuk kapan keluarnya konsumsi) dan jangan sampai ada panitia yang tidak dapat kerjaan dan tidak mau mencari pekerjaan tersebut. di sisi lain, orang – orang pada bekerja dan membantu-bantu. ( seksi operasional harus bekerja cekatan & tanggap akan lingkunagn)
g. Setelah acara usai, membuat evaluasi kinerjanya dan mengevaluasi tentang jalanya kegiatan(termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya).
h. Mempresentasikannya pada rapat evaluasi.
f. Seksi Humas
a. Membuat rencana kerja, siapa yang akan diundang, bagaimana pamfletnya, dsb.
b. Membuat tafsiran beserta rinciannya menenai biaya yang dibutuhan dan segera memberikan kepada bendahara 1-2 hari sebelum rapat kepanitiaan yang pertama kalinya.
c. Mempresentasikan pada waktu rapat dan jangan lupa untuk menanyakan kepada forum, kira-kira siapa lagi yang perlu diundang, dsb.
2. langkah-langkah untuk melaksanakan sebuah kegiatan.
Dalam beberapa progja ROHIS seperti misalnya event-event islam seperti pengajian Maulid Nabi, Isra’ Mi’raj, dan yang sebanding dengannya. Guna melaksanakannya diperlukan langkah-langkah sebagai berikut.
a. Departemen yang membidangi(Dept. Dakwah atau yang lainya) membuat sebuah rencana mengenai susunan panitia. ( susunan panitia sesuai dengan kebutuhan).
b. Mengundang seluruh pengurus ROHIS guna mengambil keputusan secara musyawarah mengenai rencana susunan panitia tersebut termasuk itu (ketua, sekretaris, bendahara), lalu menetapkannya (sekitar 1 bulan sebelum kegiatan).
c. Untuk proses selanjutnya, diserahkan kepada kepanitiaan yang telah terbentuk.
d. Panitia yang bersamaan dengan ketuanya menetapkan rapat pertama dan meminta kepada sekretaris untuk membuatkan undangannya( rapat + sampai 3-4 kali).
Nb : Sebelumnya setiap seksi harus membuat rencana kerjanya.
e. Untuk rapat yang pertama kalinya, mengenai agenda relative, sebagai alternative saja. Hal yang perlu di agendakan dalam rapat pertama ialah mengenai tujuan, tempat, waktu pelaksanaan, sasaran(peserta), dan rencana anggaran.
f. Mengadakan rapat lanjutan guna membahas rencana per-seksi (perlengkapan dan dokumentasi, konsumsi, humas,
d. Membuat pamflet semenarik mungkin.
e. Menyebarkan pamflet secepanya, langsung sesudah proposal selesai.( 5 hari sebelum kegiatan)
f. Setelah proposal sudah jadi, meminta undangan kepada sekretaris, dicopy sesuai kebutuhan, distempel ROHIS dan stempel sekolah di ruang TU.
g. Menyebarkan undangan ( misalnya ; kepada guru dan karyawan SMK N2 KALIANDA
, warga-warga sekitar, surat izin panitia kepada orang tuanya, mubaligh, dsb) – ( 5 hari sebelum kegitan)
h. Membuat evaluasi mengenai kinerja dan kegiatan(termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya).
i. Mempresentasikannya pada rapat evaluasi.
g. Seksi Konsumsi
a. Membuat rencana kerja, mengenai apa yang dikonsumsikan, jumlahnya berapa, ditujukan kepada siapa, apakah minumannya memakai aqua gelasan / galon, apakah makan besar atau hanya sekedar snack, dsb, beserta dengan rincian biaya yang dibutuhkan.
b. Untuk rencana mengenai anggaran konsumsi, secara terperinci diserahkan kepada bendahara kegiatan minimal 1-2 hari sebelum kegiatan.
c. Mempresentasikan rencana kerja diwaktu rapat.
d. Membagi tugas mengenai rencana kerja pada anggota seksi konsumsi.
operasional,dsb). Dari awal, masing-masing seksi sudah membuat rencana kerja, jadi tinggal mempresentasikan dan menawarkan ke forum.
g. Sekretaris membuat proposal sesuai dengan keputusan rapat.
h. Ketua didampingi dengan wakil/sekretaris/yang lainya mengajukan proposal ke pihak sekolah dan proposal tersebut harus sudah selesai minimal 1 minggu sebelumnya.
i. Setelah proposal usai, copy sebanyak 3 buah ( untuk wakasek kesiswaan, pembina ROHIS dan TU, yang asli buat dokumen).
j. Setelah rencana terbentuk, mengundang untuk rapat lanjutan guna membahas laporan rencana kerja, sudah sampai manakah rencana itu berjalan.(missal, huruf dekornya sudah jadi belum ?, undanganya sudah nyebar ? apa lagi yang kurang ? dsb ).
k. Mengadakan rapat yang terakhir kali yang dinamakan dengan “tehnical meeting” guna mengecek ulang tentang persiapan (apa aja yang kurang / belum) dan memastikan apakah sudah clear semuanya. ( dilaksanakan mendekati kegiatan, H-1 atau sebelum kegiatan langsung)
l. Melaksanakan kegiatan dengan seksama, laksanakan tugas masing-masing sesui rencana. Jangan sampai orang lain menyuruh Anda untuk melaksanakan tugas Anda sendiri dikala kegiatan berlangsung.
e. Kalau melibatkan pihak sekolah, sebelumnya harus bicara terlebih dahulu kepada kepala TU tantang bagaimana mengenai rencananya (anggaran, macam-macam konsumsinya, teknisnya) dengan memberikan copian proposal kegiatan, apakah perlu tenaga dari sekolah mengenai konsumsi, apakah yang memasak dari pihak sekolah, dsb.
f. Pastikan bahwa konsumsi betul-betul siap segala sesuatunya dikala kegiatan berlangsung maupun konsumsi saat persiapan (malam tarub)
g. Mengkontrol tentang konsumsi diwaktu kegiatan berlangsung.
h. Beres-beres bersama-sama dengan panitia lainnya seusai kegiatan.
i. Setelah kegiatan terlalui, membuat laporan evaluasi kinerja dan kegiatan (termasuk laporan biaya yang dibutuhkan beserta notanya).
h. Tugas-tugas tambahan
Dalam sebuah kegiatan, pasti mempunyai beberapa hal yang membedakan antara satu dengan lainya, dimana disitu ada tugas-tugas (kerjaan) khusus yang perlu diberi penanggung jawab. Misalnya ;
a. Among tamu : Ketua Panitia, PH, Pembina / guru, warga-warga sekitar yang bersangkutan, dsb.
b. Pembagian infaq kegiatan : Seksi operasional, dsb.
c. Pemberian upah mubaligh : Ketua panitia.
m. Setelah kegiatan terlalui, adakan rapat untuk mengevaluasi tentang kinerja kepanitiaan dan kegiatan tersebut.( per seksi, dsb)
n. Sekretaris membuat LPJ kegiatan berdasarkan rapat evaluasi terhadap kinerja kepanitiaan dan kegitan yang telah dilaksanakan.
o. Ketua mengajukan LPJ ke pihak sekolah (maksimal 2 minggu setelah kegiatan). Kalau sudah selesai LPJ nya, LPJ di copy dan diserahkan ke ROHIS, OSIS, pembina dan sekolah (melalui wakasek kesiswaan).
p. Setelah semua hal yang berhubungan dengan kepanitiaan tersebut sudah clear, untuk pertemuan ROHIS berikutnya, Pengurus Harian membubarkan tentang kepanitiaan.
3. Tugas masing-masing staff / seksi.
a. Ketua :
a. Bertanggung jawab atas segala sesuatu.
b. Merencanakan rapat dan meminta kepada sekretaris untuk membuatkan undangannya.
c. Memimpin rapat dan mengagendakan apa yang perlu di bahas. ( sebelumnya, seorang ketua harus mempunyai agenda yang akan di bahas serta bayangan tentang bagaimana seluruh rencana kegiatan meskipun sampai ke tugas masing-masing seksi sekalipun).
d. Jika diwaktu rapat ada perselisihan, ketua harus berperan sebagai penengahnya, jika tidak ada keputusan, seorang
d. Pada event perlombaan yang mengkoordinir Sie. Operasional atau ada Sie. Khusus yang dibentuk tersendiri.
e. Bagi penanggungjawab mengenai hal-hal lain, tergantung pada yang membidanginya. Contohnya ; upah bagi orang yang telah membantu memasak, berarti yang bertanggung jawab dari seksi konsumsi, dsb.
f. Setelah acara selesai, seluruh panitia melaksanakan beres-beres berasama-sama tanpa terkecuali.
g. Bagi panitia yang tidak mendapatkan kerjaan, berusaha untuk membantu yang lainnya. Pastikan bahwa kalaupun itu bekerja bersama-sama, susah, susah bersama dan senang, senang bersama.
4. Tingkatan orang berorganisasi
a) Tahu dan mau
b) Tidak tahu tapi mau
c) Tahu tapi tidak mau
d) Tidak tahu dan tidak mau
Dalam sebuah organisasi apapun Anda berada, gapailah diri Anda untuk nomer satu meskipun awalnya Anda termasuk orang yang nomer empat. Semua orang pasti pernah mengalami posisi 1-4, yang membedakan hanya mengenai waktu yang tidak bersamaan dan tenggang waktu yang diperlukan seseorang untuk berubah. Berkacalah diri Anda sekarang juga, kalau memang Anda belum menempati posisi nomer satu, kejar terus !!!!
ketua harus dapat mengambil keputusannya sendiri dengan segala pertimbangan yang ada.
e. Mengkoordinir bawahannya.( jangan sapai menjadi pemimpin, pengkoordinir sebatas di rapat dan kegiatan, meskipun itu hari-hari biasa, selalu koordinirlah staf-staf Anda).( kesalahan yang paling fatal dikala kepanitiaan membuat, memikirkan, dan membahas rencana kegiatan hanya sebatas dikala rapat, dilain waktu nothing)
f. Selalu mengingatkan dan mengecek sekretaris tentang pembuatan proposal.
g. Mengajukan proposal ketika proposal itu sudah jadi.
( mengajak rekan yang sudah tahu dan rekan yang belum tahu dengan tujuan untuk melatih dan mengenalkan bagaimana cara-caranya)
h. Mencairkan dana di TU bersama dengan bendahara panitia serta bendahara OSIS.
i. Mengkoordinir dan mengatur keseluruhan saat pelaksanaan kegiaatan.
j. Mengajukan LPJ.
k. Pada intinya, kalau kegiatan ingin berjalan baik. Seorang ketua haruslah berpikir dan berjalan cepat. Mampu mengkoordinir bawahannya. Jangan sampai ketua itu malahan di oyak-oyak sama bawahannya.
b. Sekretaris
a. Mencatat hasi-hasil rapat guna sebagai bahan pembuatan proposal kegiatan.
5. Tips-tips berorganisasi
a) Jangan sampai Anda disesuaikan oleh orang lain, so Anda yang harus menyesuaikannya. Ingat !!!
b) Jaga komunikasi antar pengurus lain.
c) Sempatkan waktu untuk kumpul sama teman-teman meskipun itu hanya 5 menit setelah pulang sekolah / jam-jam istirahat karena bagaimanapun juga, sadar gak sadar itu sangat menambah kedekatan antara yang lain, dan memudahkan dalam segala hal.
d) Jika suatu ketika Andai mencapai posisi yang kurang semangat, ingat kembali tujuan Anda ikut oraganisasi itu, jangan hanya gara-gara hal yang sepele, hal-hal yang penting dan yang besar akan hilang. Langkah yang ke dua, yaitu bayangkan suatu kebanggaan yang akan saya peroleh ketika saya melakukan suatu hal. ( misalnya, materi yang saya tulis di mading, handbook/bulletin nantinya akan dibaca banyak orang, tanpa disuruh pun Anda menyapu lantai guna kegiatan nanti, itu suatu kebanggaan tersendiri yang kita punya yang tidak sembarang orang bisa memilikinya. Sifat kita sudah mulai dewasa, rela berkorban untuk orang lain. Kalau kita bisa seperti itu, rasanya seneeeeng banget.
e) Kalupun Anda ingin diperhatikan oleh orang lain, setidaknya Anda harus memulai terlebih dulu untuk memperhatikannya.
f) Sesungguhnya tidak ada orang yang tidak berkompeten dan tidak dibutuhkan oleh orang lain. Itu hanya perasaan
b. Membuat undangan dengan sepengetahuan ketua pantia.
c. Membuat proposal termasuk didalamnya undangan, dsb.
( mengenai format dapat mengacu kepada proposal sebelumnya)
d. Kalau proposal sudah tertanda tangani semuanya, proposal dicopy 3 (untuk pembina ROHIS, wakasek kesiswaan dan TU ), yang asli jangan distempel.
e. Menerima surat masuk / surat permohonan, misalnya diwaktu kegiatan zakat ada surat permohonan dari luar lalu memberitahukannya kepada ketua panitia setelah itu kepada forum diwaktu rapat.
f. Membuat daftar absensi / daftar hadir diwaktu kegiatan. Mengenai absensi rapat, sudah diabsen dari pengurus harian ( P H ).
g. Saat kegiatan berlangsung, bersama dengan bendahara, bertugas di bagian pendaftaran (daftar ulang), kalau untuk kegiatan-kegiatan yang tidak memerlukan daftar ulang seperti pengajian-pengajian biasa,sebatas mengurusi absensi kehadiran.
h. Mencatat hasil rapat evaluasi guna pembuatab LPJ.
i. Membuat LPJ sesuai dengan hasil rapat evaluasi.
c. Bendahara
a. Membuat rencana anggaran yang nantinya akan di presentasikan di waktu rapat.
b. Membawa, menampung, menyimpan dan mengatur keuangan.
kita saja yang mana dengan perasaan itu akan selalu membuat kita takut untuk melangkah ke depan atau mungkin Anda belum mendapatkan kemampuan itu saat ini juga. Maka dari itu mulailah berpikir positif dan gali potensi Anda terus !!!
g) Orang yang baik dan jarang ditemui ialah orang yang bukan hanya masuk organisasi untuk mengembangkan potensi diri tetapi dia mempunya visi untuk mengembangkan potensi orang lain. ( pada dasarnya semua orang berkesempatan yang sama untuk menjadi orang tersebut, kalau Anda sudah mencapai possisi itu, Anda akan mendapat suatu kesenangan tersendiri, kebanggaan tersendiri, sifat yang lebih dewasa, dan pokonya ini masalah perasaan, penulis pun tidak dapat menyebutkannya karena mungkin saat ini ada yang belum mendapatkannya.
Penulis tidak akan menyebutkan banyak-banyak, kalau itu saja sudah dilakukan, Insyaallah ROHIS akan menjadi organisasi terbaik dengan sistemnya yang rapi dalam segala hal serta dengan inovasi-inovasinya yang selalu berkembang. Mohon untuk selalu dijadikan periksa poin-poin di atas, apa sajakah yang sudah Anda bisa dan lakukan sampai saat sekarang ini ?
PENUTUP
Semoga, dengan buku panduan ROHIS ini, dapat menjadi wawasan dan acuan guna melakukan hal-hal terbaik yang musti dilakukan oleh diri Anda sebagai (...........). Semua orang selalu mengharapkan bahwa diri Anda dapat berubah menjadi orang yang lebih baik walau 1 % dalam setiap harinya.
Komentar